Después de todo, hay muchas variables a tener en cuenta, detalles para analizar, reservas para crear y horarios para alinear. E incluso después de todo lo que se hace, aún tiene que lidiar con la posibilidad de que surjan problemas mientras su viajero está en movimiento.

Como gerente de viajes, lo mejor que puede hacer es ser tan organizado como sea humanamente posible de antemano para que pueda ser libre de resolver problemas cuando surjan.

Como puedes hacer eso?

Planeando un viaje de negocios para tu jefe

1. Tome nota de sus preferencias habituales

Cuando planifique un viaje de negocios para su jefe, siempre debe ser más rápido y mejor. No confíes en tu memoria (odio decírtelo, pero a veces está mal). En cambio, tome notas sobre las preferencias habituales de su jefe, como apresurarse por las conexiones de vuelo en lugar de tener escalas con mucho colchón. De esa manera, puede reducir parte de la comunicación de ida y vuelta requerida para cada viaje.

2. Ayúdelos a priorizar las partes más importantes de su viaje.

Cuando su jefe está viajando, es probable que solo haya algunas cosas clave que deben lograr. Comprenda cuáles son los objetivos de este viaje, ya sea asistir a una sola reunión o contratar personal para una nueva oficina en un país diferente. Una vez que conozca los objetivos del viaje, organice los demás detalles a su alrededor para que nada se interponga en el camino.

3. Cuida cualquier extra

Además del propósito clave del viaje de negocios, su jefe también podría tener algunos objetivos adicionales que desean lograr. Quizás quieran seguir con su rutina de ejercicios mientras están fuera. Quizás quieran terminar una presentación de diapositivas para una próxima presentación. O tal vez quieren llevar a su cónyuge para el viaje y tener un día para hacer turismo.

Pregúntele a su jefe sobre las cosas que le gustaría hacer o lograr durante el viaje, para que pueda ayudar a organizar estas cosas, proporcionar recomendaciones o, al menos, mantener su calendario despejado.

4. Crear un itinerario de viaje de negocios

El último documento de esta sección es un itinerario de viaje de negocios o un resumen de todos los detalles del viaje en un solo lugar. Esto les ahorrará a usted y a su viajero el tiempo y la frustración de revisar múltiples documentos y correos electrónicos para encontrar la información que importa.

Al crear estos documentos, es útil pensar cronológicamente para que pueda ponerse en el lugar de su viajero y pensar con claridad qué información se necesita. Y cuando haya terminado, cree no solo copias electrónicas, sino también copias impresas. Esto elimina cualquier posibilidad de que un teléfono inteligente muerto o la ausencia de internet arrojen a su viajero.

Planeando un viaje de negocio para tus compañeros de trabajo.

El mismo cuidado y atención al detalle que recibe su planificación de viaje es el mismo que sus empleados también deberían disfrutar.

5. Empoderar a los viajeros para reservar por sí mismos

La mayoría de los viajeros de negocios prefieren reservar un viaje de negocios para ellos, tal como lo harían al reservar unas vacaciones, en lugar de tener que ir y venir con alguien sobre cada pequeño detalle. Utilice un software de gestión de viajes que incluya políticas de la empresa para que los empleados puedan reservar lo que quieran dentro de la política. Esto ahorra tiempo para todos, además los viajeros obtienen el itinerario y el alojamiento que desean.

6. Pon todo en un solo lugar

Hay muchos detalles a la hora de planificar un viaje de negocios. Debes hacer tu mejor esfuerzo para poner todo en un solo lugar. Al reservar con un software de gestión de viajes aprobado por la empresa, los viajeros pueden iniciar sesión y ver todos sus próximos itinerarios.

La mayoría de los colegas quieren que todo sea digital, pero si ese no es el caso de sus colegas, entonces cree una carpeta de viaje. En la carpeta de viaje, adjunte el itinerario y las confirmaciones de viaje de negocios impresas junto con los sobres de los recibos de viaje y cualquier documento importante de viaje o de negocios que necesite en su destino.

7. Compre los suministros necesarios antes del viaje.

Piense en su viajero como una oficina móvil que representa a su empresa en el país y en el extranjero. Como tal, asegúrese de recargar sus herramientas: tarjetas de visita, baterías, suministros básicos y otros consumibles necesarios.

8. Déle al viajero una lista de verificación de viaje

Cree una lista de verificación de viajero para entregar a su viajero antes del viaje. Esto asegurará que su viajero no olvide todos los cables, adaptadores, unidades flash, dispositivos esenciales, ¡todo lo que pueda necesitar!

Si su viajero toma un vuelo internacional, prepare un dossier en papel que contenga información importante sobre su destino. Agregue detalles como moneda, zona horaria, información de contacto de la embajada local, consejos sobre leyes y cultura locales, enfermedades comunes y si su plan telefónico cubre o no viajes internacionales. Información como esta va muy lejos.

9. Guardar la información de contacto del viajero

Una hoja de contacto del viajero es esencial. Es un documento único que incluye toda la información de contacto profesional y del hogar del empleado junto con detalles estándar como nombre, título, número de identificación, etc. Elementos adicionales como preferencias de aerolíneas y hoteles, solicitudes de comidas y detalles de pasaportes harán que este documento sea mucho más sólido.

10. Cree una plantilla de lista de verificación de planificación de viaje

Otro documento útil es una lista de verificación de planificación de viajes. Continúa con los detalles de cada vuelo, transporte terrestre, reserva de hotel, reserva de restaurantes y entretenimiento, y detalles de reuniones o eventos, junto con mucho espacio para cualquier otra cosa. Use esto para mantenerse al tanto de los pequeños detalles que se pierden fácilmente en la confusión.

Una de las principales motivaciones para cualquier gerente de viajes que planifique un viaje de negocios es asegurarse de que no se dejen detalles sin explicar. Ningún gerente de viajes quiere recibir una llamada de un empleado desesperado sobre fechas incorrectas de boletos o problemas para registrarse debido a información mal escrita, por ejemplo. Es por eso que un conjunto de plantillas y listas de verificación harán maravillas para evitar que ocurran errores y descuidos.

11. Informe después del viaje de negocios.

Hacer un informe después de un viaje de negocios es tan importante como la preparación. En este punto, hay muchos aspectos del viaje que ofrecer que ofrecen muchos beneficios a un negocio en constante evolución.

• Cuando su viajero regrese, recupere su carpeta de viaje. Verifique los recibos, tome notas importantes y luego solicite los reembolsos lo antes posible.