La gestión de viajes está experimentando un gran cambio, lejos de la microgestión y hacia la confianza, la transparencia y la simplicidad.

El hecho es que el «control» y el «cumplimiento» han dominado la conversación sobre la gestión de viajes corporativos durante algún tiempo. Y no es de extrañar. Los viajes de negocios son el segundo gasto más grande después de los salarios de los empleados, y cuando se administran de manera efectiva, las empresas obtienen $ 12.50 o más en ingresos incrementales por cada dólar invertido en viajes de negocios.

Hoy en día, los viajeros de negocios exigen una auto-reserva fácil y mayores opciones de viaje. Simultáneamente, las empresas desean reducir costos y mejorar el ROI de los viajes corporativos.

Nuestra guía para la gestión de viajes lo ayudará a alcanzar todos estos objetivos y más.

¿Qué have un gerente de viajes corporativos?

Un gerente de viajes corporativos suele ser un empleado interno que gestiona los viajes de toda la organización. (Un recurso externo que no está en el personal se llama agente de viajes corporativo).

Dependiendo del tamaño de la organización, puede haber un equipo completo de gerentes de viajes corporativos. Sus deberes clave incluyen:

• Reserva de viajes para viajeros (no solo ejecutivos de c-suite, sino también empleados en cualquier función).
• Ayudar a los departamentos individuales a rastrear sus gastos de viaje para que puedan mantenerse por debajo del presupuesto.
• Brindar apoyo de viaje a los viajeros antes, durante o después de su viaje.
• Selección y gestión de cualquier proveedor de viajes.
• Trabajando para negociar tarifas corporativas en hoteles que la compañía usa con frecuencia.
• Reserva de viajes grupales.
• Organización del transporte terrestre.
• Analizar los gastos de viaje de la empresa o entregar informes de gastos de viaje al CFO para su análisis.

¿Qué hace un comprador de viajes?

Un comprador de viajes se encarga de comprar o externalizar la compra de viajes corporativos. Esto significa asociarse con proveedores, negociar tarifas y / o elegir una empresa de gestión de viajes corporativos y supervisar o revisar su trabajo.

El comprador de viajes generalmente toma decisiones que afectan a toda la empresa, no solo a los departamentos individuales.

¿Cómo funciona una empresa de gestión de viajes?

No todas las empresas de gestión de viajes corporativos son agencias de viajes. También hay compañías de software que entran en la categoría de gestión de viajes y que proporcionan plataformas de auto-reserva para empresas junto con soporte 24/7.

Una empresa de gestión de viajes está a cargo de hacerse cargo de todo lo relacionado con la gestión de viajes o de brindar a sus empleados las herramientas que necesitan para administrar los viajes en una fracción del tiempo. Esto puede incluir:

• Auto-reserva dentro de la política
• Reserva de conserje
• Reserva de grupo
• Soporte de viaje
• Informes de gastos de viaje
• Creación de políticas de viaje.
• Seguimiento de presupuesto de viaje
• Etiquetado y categorización de gastos de viaje

Problemas comunes con la gestión de viajes corporativos

Cuando su empresa utiliza un proceso que no fue diseñado para su forma de viajar (la solución es demasiado sólida o inexistente), lo que termina sucediendo es que ni los viajeros ni los administradores satisfacen sus necesidades.

• Reservar viajes requiere un sinfín de hilos de correo electrónico que destruyen su productividad y arruinan su día
• El equipo administrativo está sobrecargado de trabajo y estresado por cada solicitud de reserva, cambio de vuelo y cancelación
• El equipo de finanzas está en el punto de quiebre tratando de averiguar quién está gastando dinero en qué viajes y por qué
• El equipo de operaciones pasó horas elaborando una política de viaje que nadie lee
• El equipo de finanzas supervisa cada reserva de viaje para controlar el gasto de la única manera que saben: mediante microgestión (sí, aunque es 2019)
• Los viajeros carecen de la libertad de elegir el viaje exacto que desean, como lo harían al reservar su viaje personal
• Los viajeros se quejan de cómo se ven obligados a reservar un viaje y con frecuencia insisten en reservar en línea, fuera de la política de la compañía.

PROBLEMas ENFRENTADOS POR

Soluciones Comunes
Sitios de Reservas para Consumidores	Necesita comparar varios sitios web y pagar de su bolsillo. O envíe correos electrónicos de ida y vuelta al administrador que realiza la reserva. No hay soporte para problemas en el camino.	Muchos correos electrónicos de ida y vuelta al reservar para viajeros. Sin soporte; abrumado con problemas, cambios y cancelaciones.	Precios aparentemente buenos, pero no reembolsables; tarifas por cancelaciones y cambios (comunes en viajes de negocios). Gastos manuales, reembolsos y seguimiento de inventario. Imposible garantizar el cumplimiento de la política de viajes.
Agencia de Viajes	La herramienta de reserva en línea suele tener errores y tiene una mala experiencia de usuario. Los empleados terminan llamando al soporte para reservar, cuando prefieren ahorrar tiempo al reservar para sí mismos y obtener las opciones que desean.	Muchos correos electrónicos de ida y vuelta entre viajeros y agencias para finalizar los viajes.	Servicio costoso y precios de viaje superiores al mercado. Informes e integraciones limitados.
Software Tradicional Corporativo	Experiencia de usuario torpe que los viajeros no disfrutan. Servicio al cliente offshore, generalmente clasificado como la principal frustración en las reseñas de los clientes.	Demasiado complicado y cargado de características. Imposible controlar los viajes cuando los viajeros no quieren usar la herramienta.	Costoso. Carece de vuelos de bajo precio y hoteles disponibles en línea. A los viajeros no les gusta la experiencia del usuario del software, por lo que terminan reservando fuera de la política. (Estadista, industria de viajes de negocios 2018)

Grupos de interés en el proceso de gestión de viajes

Actualizar su proceso y sistemas de gestión de viajes es absolutamente un esfuerzo de equipo. Dependiendo del tamaño de su empresa, esto puede requerir colaboración con:

• Gerente de viajes corporativos interno
• Gerente de oficina o equipo de oficina
• Jefe de operaciones / COO
• CFO y gerentes de finanzas
• CEO
• Panel de viajeros frecuentes de empleados
• Agencia de viajes corporativa actual o empresa

Algunos colegas estarán muy involucrados en el proceso (como las finanzas y las operaciones), mientras que otros darán retroalimentación y aprobación (como los viajeros frecuentes de la suite C).

Los pilares de la gestión de viajes moderna:

• Confianza: confíe en los viajeros para reservar utilizando el proceso y la política aprobados, y facilítelos
• Transparencia: permita que los viajeros vean lo que tienen permitido gastar y elijan en consecuencia, y que los equipos financieros y administrativos vean qué se reserva y por qué.
• Simplicidad: cree un proceso que funcione y satisfaga las necesidades de todos.
• Impacto: mida el impacto de los viajes de negocios en la empresa y reduzca los viajes innecesarios que dejan a los viajeros exhaustos y a las empresas con gastos innecesarios.

Con estos tres pilares en su lugar, puede despedirse de procesos de reserva manuales y complicados, correos electrónicos de ida y vuelta y solicitudes de informes. Lo más importante, puedes decir adiós a la confusión.