Al capdavall, hi ha moltes variables a tenir en compte, detalls per combinar, reserves per crear i programes per alinear. I fins i tot després de tot això, encara heu d’afrontar la possibilitat que apareguin problemes quan el vostre viatger es troba en moviment.

Com a gestor de viatges, el millor que podeu fer és estar prèviament el més organitzat i humanament possible, de manera que pugueu ser lliures de resoldre problemes si apareixen.

Com podeu fer això?

Planificació d’un viatge de negocis per al vostre cap

1. Preneu nota de les seves preferències habituals

Quan planifiqueu un viatge de negocis per al vostre cap, cada cop voleu obtenir-lo més ràpid i millor. No confieu en la vostra memòria (odi desaprofitar-la, però de vegades és incorrecte). En lloc d’això, prengueu notes sobre les preferències habituals del vostre patró, com afegir-vos a les connexions de vol o tenir cap mena de coixí. D’aquesta manera, podeu reduir part de la comunicació d’anada i tornada necessària per a cada viatge.

2. Ajudeu-los a prioritzar les parts més importants del viatge

Quan el seu cap està de viatge, és probable que només siguin algunes coses molt importants. Comprendre quins són els objectius d’aquest viatge, tant si es tracta d’una assistència única com si es tracta d’una nova oficina d’un país diferent. Un cop coneguts els objectius del viatge, organitzeu els altres detalls al voltant de manera que no us surti res.

3. Tingueu cura de tots els extres

A part de l’objectiu fonamental del viatge de negocis, el seu cap també podria tenir alguns objectius addicionals que volen assolir. Potser volen mantenir-se a la seva rutina d’exercicis mentre estan fora. Potser volen acabar una plataforma de diapositives per a una propera presentació. O potser volen portar la seva parella al viatge i tenir un dia a la vista.

Pregunta al teu cap sobre les coses que els agradaria fer o realitzar durant el viatge, de manera que pots ajudar a organitzar aquestes coses, a proporcionar recomanacions o, com a mínim, a mantenir clar el calendari.

4. Creeu un itinerari de viatge de negocis

L’últim document d’aquesta secció és un itinerari de viatges de negocis , o un resum de totes les dades del viatge en un sol lloc. Això estalviarà tant el vostre viatger com el temps i la frustració de passar per diversos documents i correus electrònics per trobar la informació que tingui importància.

Quan creeu aquests documents, us ajuda a pensar cronològicament de manera que us pugueu posar a les sabates del vostre viatger i pensar clarament sobre quina informació es necessita. I quan hagueu acabat, no creeu només còpies electròniques, sinó també còpies. Això redueix tota possibilitat que un telèfon intel·ligent mort o una absència d’internet llenci al viatger.

Planificació d’un viatge de negocis per als vostres col·legues

La mateixa atenció i atenció al detall que rep la vostra planificació de viatges és la mateixa que han de gaudir també els vostres empleats.

5. Faciliteu als viatgers la seva reserva

La majoria dels viatgers de negocis prefereixen reservar un viatge de negocis per ells mateixos, tal com ho farien en reservar unes vacances, en comptes d’haver d’anar i tornar amb algú per tots els detalls. Utilitzeu programari de gestió de viatges que inclou polítiques de l’empresa per tal que els empleats puguin reservar el que vulguin dins de la seva política. Això estalvia temps per a tothom, a més que els viatgers obtinguin l’itinerari i l’allotjament que vulguin.

6. Poseu-ho tot en un sol lloc

Hi ha molts detalls a l’hora de planificar un viatge de negocis. Hauríeu de fer tot el possible per posar-ho tot en un sol lloc. En reservar amb un programari de gestió de viatges aprovat per a empreses, els viatgers poden iniciar la sessió i veure tots els propers itineraris.

La majoria de col·legues volen que tot sigui digital, però si no és així per als vostres col·legues, feu una carpeta de viatges. A la carpeta de viatges, adjunteu l’itinerari i les confirmacions de viatges comercials impresos, juntament amb els sobres per als rebuts de viatges i qualsevol document de viatges o negocis importants que necessiteu al seu destí.

7. Compra qualsevol subministrament necessari abans del viatge

Penseu en el vostre viatger com una oficina mòbil que representi la vostra empresa al país ia l’estranger. Com a tal, assegureu-vos que completeu les seves eines: targetes de visita, bateries, subministraments bàsics i altres consumibles necessaris.

8. Doneu-li al viatger una llista de verificació del viatge

Creeu una llista de verificació de viatgers per lliurar-la al vostre viatger abans del viatge. D’aquesta manera, el viatger no oblidarà tots els cordons, adaptadors, unitats flash i dispositius essencials, tot el que necessitaran.

Si el viatger busca un vol internacional, elabora un dossier en paper que contingui informació important sobre la seva destinació. Afegiu detalls com la moneda, el fus horari, la informació de contacte de l’ambaixada local, consells sobre lleis i cultura locals, malalties comunes i si el seu pla telefònic cobreix o no els viatges internacionals. Aquesta informació és molt llarga.

9. Desa la informació de contacte del viatger

Una fulla de contacte de viatgers és essencial . És un document únic que inclou tota la informació de contacte de casa i professional de l’empleat juntament amb detalls estàndards com el nom, el títol, el número d’identificació, etc. i les preferències d’hotels, les sol·licituds de menjar i els passaports faran que aquest document sigui molt més fort.

10. Creeu una plantilla de llista de comprovació de planificació de viatges

Un altre document útil és la llista de comprovació de la planificació de viatges . En ella es detallen els vols per a tots els vols, transports terrestres, reserves d’hotels, reserves de restaurants i entreteniments i detalls de reunions o esdeveniments, juntament amb una gran quantitat d’espai. per qualsevol altra cosa. Utilitzeu-ho per mantenir al damunt dels petits detalls que es poden perdre fàcilment al missatge de cerca

Una de les motivacions principals per a qualsevol gestor de viatges que planifiqui un viatge de negocis és assegurar-se que no es deixa en compte cap detall. Cap gestor de viatges no vol rebre una trucada d’un empleat desesperat sobre les dates de bitllet incorrectes o els problemes de registre a causa d’informació errònia, per exemple. És per això que un conjunt de plantilles i llistes de comprovació faran meravelles per evitar que es produeixin errors i supervisions.

11. Resolució després del viatge de negocis

El debat després d’un viatge de negocis és tan important com la preparació. En aquest moment, hi ha molts aspectes del viatge a recórrer que ofereixen molts beneficis per a un negoci en evolució constant

• Quan el viatger torni, recupera la seva carpeta de viatge. Comproveu els rebuts, feu qualsevol nota important i després sol·liciteu els reemborsaments tan aviat com sigui possible.