La gestió de viatges està experimentant un gran canvi, allunyat de la micromecenatge i cap a la confiança, la transparència i la simplicitat.

El fet és que el “control” i el “compliment” han dominat la conversa al voltant de la gestió de viatges corporatius durant algun temps. I no és d’estranyar. Els viatges de negocis són la segona despesa més gran després dels salaris dels empleats i, quan es gestionen de manera efectiva, les empreses obtenen ingressos incrementals de 12,50 dòlars o més per cada dòlar invertit en viatges de negocis.

Avui, els viatgers de negocis demanen una auto-reserva fàcil i opcions de viatge més grans. Simultàniament, les empreses volen reduir costos i millorar el ROI dels viatges corporatius.

La nostra guia de gestió de viatges us ajudarà a assolir tots aquests objectius i molt més.

Què fa un gestor de viatges corporatius?

Un gestor de viatges corporatius és normalment un empleat intern que gestiona els viatges per a tota l’organització. (Un recurs extern que no té personal es denomina agent de viatges corporatius.)

Depenent de la mida de l’organització, pot haver-hi tot un equip de gestors de viatges corporatius. Els seus deures principals són:

• Reserva de viatges per a viatgers (no només executius de c-suite, sinó empleats en qualsevol funció).
• Ajudar els departaments a realitzar un seguiment de la seva despesa en viatges perquè puguin quedar sense pressupost.
• Oferint assistència de viatge als viatgers abans, durant o després del seu viatge.
• Selecció i gestió de proveïdors de viatges.
• Es treballa per negociar les tarifes corporatives en hotels que la companyia utilitza sovint.
• Reserva de viatges en grup.
• Organització del transport terrestre.
• Analitzar la despesa en viatges de l’empresa o lliurar informes de despeses de viatge al CFO per a la seva anàlisi.

Què fa un comprador de viatges?

Un comprador de viatges s’encarrega de comprar o subcontractar la compra de viatges corporatius. Això significa col·laborar amb venedors, negociar tarifes i / o triar una empresa de gestió de viatges corporativa i supervisar o revisar la seva feina.

El comprador de viatges generalment pren decisions que afecten tota l’empresa, no només departaments individuals.

Com funciona una empresa de gestió de viatges?

No totes les empreses de gestió de viatges corporatives són una agència de viatges. També hi ha empreses de programari que formen part de la categoria de gestió de viatges i que ofereixen plataformes d’auto-reserva per a empreses a part del suport 24/7.

Una empresa de gestió de viatges s’encarrega d’assumir tot allò que té a veure amb la gestió de viatges o de proporcionar als seus empleats les eines necessàries per gestionar els viatges en una fracció del temps. Això pot incloure:

• Auto-reserva dins de la política
• Reserva de consergeria
• Reserva de grups
• Suport de viatge
• Informes de despeses en viatges
• Creació de polítiques de viatges
• Seguiment del pressupost de viatges
• Etiquetar i categoritzar la despesa en viatges

Problemes habituals en la gestió de viatges corporatius

Quan la vostra empresa utilitza un procés no dissenyat per a la manera de viatjar (la solució és massa robusta o inexistent), el que acaba passant és que ni els viatgers ni els administradors cobren les seves necessitats.

• La reserva de viatges requereix infinitat de missatges de correu electrònic que destrueixen la productivitat i arruïnen el dia
• L’equip d’administració està sobre treballat i subratllat per cada sol·licitud de reserva, canvi de vol i cancel·lació
• L’equip financer està en el punt de ruptura intentant esbrinar qui gasta diners en els viatges i per què
• L’equip d’operacions va passar hores fent una política de viatges que ningú llegeix
• L’equip financer supervisa totes les reserves de viatges per controlar la despesa de l’única manera de saber -per micromecenatge (sí, tot i que el seu 2019)
• Els viatgers no tenen la llibertat de triar el viatge exacte que desitgen, com ho farien en reservar el seu viatge personal
• Els viatgers es queixen de com se’ls ha obligat a reservar viatges i sovint insisteixen en reservar en línia, fora de la política de l’empresa

PROBLEMES REALITZATS PER

Solucions comunes
Consumidor Reserva <ussiS</ Internacionals</>	Necessiteu comparar diversos llocs web i pagar de la butxaca. O envieu correus electrònics de tornada a l’administrador fent la reserva. No hi ha suport per problemes en aquest camí.	Molts missatges de correu electrònic de tornada i tornada a la reserva de viatgers. Sense suport; aclaparat amb problemes, canvis i anul·lacions.	Preus semblants, però no reemborsables; taxes per anul·lacions i canvis (habituals en viatges de negocis). Despesa, reemborsament i seguiment manual d’inventaris. Impossible garantir l’acompliment de la política de viatges.
Viatges Agència <//>	L’eina de reserva en línia és normalment incorrecte i té UX dolent. Els empleats acaben trucant suport per reservar, quan prefereixen estalviar temps reservant-se i obtenir les opcions que vulguin.	Un munt de correus electrònics entre viatgers i agència per finalitzar els viatges.	Servei costós i preus de viatge per sobre del mercat. Integracions i informacions limitades.
Tradicional Programari corporatiu	Experiència de l’usuari que els viatgers no gaudeixen. El servei d’atenció al client fora de línia, normalment classificat com a frustració principal de les revisions dels clients	Molt complicat i carregat de funcions. És impossible controlar els viatges quan els viatgers no vulguin fer servir l’eina.	Costós. Falta vols i hotels de baix preu disponibles en línia. Els viatgers no els agrada l’experiència d’usuari del programari, de manera que acaben reservant a qualsevol altre lloc fora de la política. (Statistista, indústria de viatges empresarials 2018)

Interessats en el procés de gestió de viatges

Actualitzar el vostre procés i sistemes de gestió de viatges és absolutament un esforç d’equip. Segons la mida de la vostra empresa, pot ser que necessiti col·laboració amb:

• Gestor de viatges corporatius interns
• Administrador d’oficines o equip d’oficines
• Cap d’operacions / COO
• Administradors de finançament i finances
• CEO
• Tauler de viatgers freqüents amb empleats
• Agència de viatges corporativa o empresa

Alguns col·legues seran molt involucrats en el procés (com ara finances i operacions), mentre que d’altres donaran comentaris i aprovació (com ara viatgers de c-suite de freqüència).

Els pilars de la gestió moderna de viatges:

• Confiança : confieu en els viatgers que facin la reserva amb el procés i la política aprovats i us sigui més fàcil
• Transparència : permet que els viatgers vegin què poden gastar i triïn en conseqüència, i permetin als equips de finances i administracions veure què es reserva i per què.
• Simplicitat : crea un procés que funcioni i que respongui a les necessitats de tothom.
• Impacte : mesura l’impacte dels viatges de negocis sobre l’empresa i redueix els viatges innecessaris que deixen esgotats els viatgers i les empreses amb despeses innecessàries.

Amb aquests tres pilars actuals, podeu acomiadar-vos de processos de reserva manuals i complicats, correus electrònics d’anada i tornada i sol·licituds d’informes. El més important, es pot acomiadar de la confusió.